¡Resolvamos un caso! Parte 1

Utilizando la tecnica de Resolución de problemas y sus pasos, veamos un caso hipotético en el cual la podamos aplicar.

Imaginemos que eres un gerente de proyectos y te enfrentas al siguiente problema: Tienes un proyecto de desarrollo de software con un equipo distribuido en diferentes ubicaciones geográficas. El equipo está experimentando dificultades para coordinar sus tareas y mantener una comunicación efectiva, lo que está afectando el progreso del proyecto y la calidad del trabajo.

Paso 1: Identificación del problema.

Podemos deducir que la falta de coordinación y comunicación efectiva entre los miembros del equipo de desarrollo de software, distribuidos geográficamente, está impactando negativamente el progreso y la calidad del proyecto.

Algunas de las posibles causas que podrian estar generando esta problemática podrían ser:

• Horarios: Diferencias horarias significativas dificultan las reuniones en tiempo real y la disponibilidad para consultas inmediatas.
• Asignación confusa: No siempre está claro quién está haciendo qué o quién es responsable de qué parte.
• Comunicación deficiente: Uso inconsistente de herramientas de comunicación (correo electrónico, chat, videollamadas) lo que lleva a la pérdida de información.
• Falta de formalidad/claridad: Mensajes ambiguos, falta de documentación de decisiones importantes.
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Paso 2: Posibles soluciones a tener en cuenta.

Por medio de una lluvia de ideas, tendremos posibles soluciones en bruto que nos permitirian abordar el problema, estas podrian incluir:

1. Mejorar herramientas y procesos de comunicación: 

• Establecer una única plataforma de comunicación unificada (como apps para equipos de trabajo) para chat, videollamadas y compartición de archivos. 
• Establecer normas claras para la comunicación: cuándo usar qué canal, tiempos de respuesta esperados.

2. Estrategias de Reuniones Adaptativas:

• Establecer reuniones diarias cortas en un horario conveniente para todos los miembros del equipo.
• Realizar reuniones de planificación y revisión de forma estructurada y con agendas claras.

3. Cultura de Equipo:

• Organizar actividades sociales virtuales.

• Considerar reuniones presenciales ocasionales si el presupuesto y la logística lo permiten.

• Implementar sesiones de capacitación sobre comunicación asertiva y trabajo en equipo distribuido.

Paso 3: Ventajas y Desventajas de cada uno.

Paso 4: Seleccionar la mejor opción

Basado en la evaluación, la mejor estrategia no es una única solución, sino una combinación de las más efectivas y sostenibles. En este caso, pienso que la estrategia de reuniones que se adapten a los tiempos del equipo son una opción prioritaria para organizar a los miembros y sus distintos horarios, sin embargo, si no se mejoran las herramientas de comunicación, el equito seguirá discordando y los problemas podrian estancarse en lugar de resolverse.

Para combinar estas tecnicas podríamos aplicarla de la siguiente manera:

• Implementar reportes diarios: Cada miembro envía un breve resumen (texto o audio/video corto) de su progreso, bloqueos y próximos pasos al inicio de su jornada laboral. Esto minimiza el impacto horario.
• Una (máximo dos) reunión(es) semanal(es) de sincronización de equipos clave, programada(s) en un horario que represente el menor inconveniente para la mayoría de las zonas horarias, o rotando el horario si la diferencia es muy grande para siempre ser "justos". Estas reuniones serían para planificación, revisión y resolución de problemas complejos.
• Invertir en y estandarizar el uso de una herramienta de gestión  y una plataforma de comunicación (ejemplo: Microsoft Teams para chat, llamadas rápidas y compartir archivos).

Aprendizajes:

Aunque las actividades sociales virtuales son importantes,  las considero un complemento a las herramientas y procesos, no una solución directa a la coordinación y comunicación operativa del proyecto. Pueden implementarse una vez que las bases estén sólidas.

Al implementar esta combinación, abordaremos las raíces del problema de forma sistemática y sostenible, esperando ver una mejora significativa en la coordinación, la comunicación y, en última instancia, en el progreso y la calidad de nuestro proyecto.